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GOP- 594-UEN AMBULATORIA

PARA: Administradores, Coordinadores de CAF

DE: UEN AMBULATORIA.

ASUNTO: Exclusión-inclusión de fórmulas por Atención domicilio en Cierres Diarios

¿Cuál es el Antecedente de esta Circular?

Con el objetivo de reducir la cola de Cartera interna no facturada que actualmente se encuentra alrededor de los 17.000 millones de pesos, se hace necesario implementar estrategias que permitan la disminución de fórmulas fantasmas y tener una facturación con mayor oportunidad.

¿Qué se está socializando?

Se dan directrices para el cierre diario de las fórmulas enviadas por atención domicilio:

Toda fórmula que no cumpla con las condiciones establecidas por el cliente, como firmas, historia clínica, sellos, etc. Éstas deben ser marcadas en Auditor como trámite administrativo hasta que cumpla con estos con estos requerimientos y sea remitida a facturación.

Se debe llevar control mediante planilla digital para que en el momento que cumplan con las condiciones establecidas, puedan realizar el proceso de inclusión mediante el sistema y ser enviadas en el siguiente cierre correspondiente.

¿Cómo se ejecuta?

Para identificar aquellas fórmulas que fueron enviadas a domicilio y así poder realizar la exclusión en el Auditor de las que aún no cuentan con soportes se debe:

1. Ingresar al SITA/Modulo entregas Domiciliarias (seleccionar Detallado) / Filtrar el campo fecha (Día anterior) / Filtrar “Estados”: Origen - En reparto - Acopio domicilio - Asignado a - No recolectado/ Exportar archivo digital.

img GOP 594

Reporte digital:

img2 GOP 594

2. Diariamente realizar la exclusión de las fórmulas de atención domicilio del día anterior que aún no se cuenta con sus soportes para poder incluirse el cierre diario, estás deben quedar marcadas en proceso administrativo:

img3 GOP 594

llevar control en la planilla digital de estas fórmulas para que en el momento que son retornadas al CAF puedan realizarles el proceso de inclusión mediante el sistema y ser incluidas en el nuevo cierre diario que le corresponde.

Nota: Para verificar la realización de la exclusión/inclusión efectiva de las fórmulas exporte el reporte mediante la ruta: Reportes/ Auditoria/ Cierres/ Cierres Diario General.

3. El Coordinador debe garantizar que en el proceso de conciliación se realice la lectura al 100% de los códigos QR entregados por los mensajeros al retornar al CAF.

4. En el CORTE DE FACTURACIÓN se debe registrar en el sistema las fórmulas con problemas administrativos o que hacen parte de atención domicilio y que reposan en el CAF o que están en proceso de entrega por parte de mensajería.

Generar el reporte “Fórmulas por fuera de las fechas de cierre” y verificar que en este se relacionen todas las fórmulas que han sido excluidas del cierre en trámite administrativo.


Recomendaciones:

• El Coordinador debe garantizar la gestión administrativa oportuna de las fórmulas devueltas por mensajería.

• El Coordinador debe revisar que las condiciones físicas de las Garantías de entrega estén en buen estado y que cumplan las condiciones del Cliente, de lo contario las garantías deterioradas o en mal estado se deben devolver a Mensajería para la corrección requerida.

• El Coordinador debe validar que la custodia de las fórmulas esté en orden consecutivo.

• Está totalmente prohibido acumular Cierres diarios si haber hecho validación de soportes.


¿Cuándo se Ejecuta?

En cada Cierre diario y Corte de facturación en el CAF, para el control y trazabilidad de las fórmulas enviadas por atención domicilio.

¿Para qué debe Ejecutarse esta Instrucción?

Con el fin de aplicar estrategias para disminuir las fórmulas fantasmas y tener una facturación efectiva y oportunidad, que permita reducir la Cartera interna no facturada de la UEN Ambulatoria.

Cordialmente,

JOSE FRANCO JARAMILLO      WILSON BORJA BOCANEGRA

Jefe de Operaciones Zona 1      Jefe de Operaciones Zona 2

ALEXANDER VEGA MESA     HARRISON HERREÑO

Jefe de Operaciones Zona 3      Director UEN Ambulatoria

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