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Cartelera Base de datos

GSO-532-BIENES Y SERVICIOS

 

PARA: Ordenadores del Gasto Empresas del grupo

DE: Jefatura Contabilidad y Tributaria - Coordinación BYS

ASUNTO: Control a la Órdenes de Compra 

¿Cuál es el Antecedente de esta Circular?

Con el fin de disminuir el riesgo por fraudes o pérdidas económicas en la ejecución del gasto, por solicitudes de pagos no autorizados por la gerencia responsable u ordenadores del gasto, se requiere ejercer control mediante la Centralización OC”, en los siguientes rubros específicos:

  • logística de Eventos y reuniones

  • Volantes Publicidad

  • tiquetes Aéreos

  • Obsequios en general

  • Bonos Big Pass, Falabella, etc

  • Suscripciones

  • Capacitaciones

  • Exámenes médicos de ingreso y retiro

  • Servicio de Aseo

  • Honorarios (Tabulaciones de encuestas)

  • Facturación electrónica

¿Qué se está socializando?

Se ha definido la Centralización de solicitud de Órdenes de compra de Productos y Otros Servicios definidos anteriormente en el área de Bienes y Servicios, Con el fin de ejercer control por lo cual se debe seguir el siguiente procedimiento

  • Solicitud por CAVA a BYS: Categoría “Solicitud orden de compra otros servicios” con un tiempo de respuesta máximo de 3 días hábiles. Se debe adjuntar:

  1. Cuenta de cobro o factura vigente al mes que se está solicitando la orden, previamente radicada ante administración de documentos al correo facturacion.administrativa@audifarma.com.co.

  2. Cotización o mención del contrato que identifique la prestación del servicio

  3. Aprobación o VoBo del jefe de área (Coordinador, jefe, director, gerente)

  4. Registrar C.O (Centro de Operación) y C.C (Centro de Costo) al que se debe cargar dicho gasto

  5. Soportes necesarios que deban adjuntarse a la factura o cuenta de cobro como archivos planos, remisiones, certificados, etc.

  6. En caso de ser un proveedor nuevo, previamente se deberá solicitar la creación del tercero mediante cava a contabilidad, siguiendo las indicaciones del procedimiento de creación de terceros, el cual podrá ser consultado en la ECO.

NOTA: En caso de que la incidencia no cumpla con lo anteriormente mencionado, se procederá a dar cierre hasta recibir la solicitud con la información completa.

 Respecto a las fechas de recepción de facturas:

De acuerdo al cierre Contable se reciben facturas o cuentas de cobro hasta el día veinticinco (25) de cada mes en el área contable, si este día es fin de semana o festivo, el cierre se realiza el día hábil anterior por lo que es necesario realizar la solicitud de orden de compra antes de la fecha anteriormente indicada con el fin de que Bienes y Servicios realice a tiempo la entrega de documento.

Si la factura o cuenta de cobro se recibió original en la ventanilla única de Administración de Documentos por favor entregar este documento al área de Bienes y Servicios identificando el número del CAVA en la cuál solicitó la orden de compra.

Respecto al control presupuestal: 

  • Es responsabilidad de cada área velar por el cumplimiento de su presupuesto asignado, por lo tanto Bienes y Servicios únicamente brindará el apoyo de elaboración de orden de compra y posterior entrega al área contable. 

  • Para dicho control, en caso de que la factura no llegue para las fechas estipuladas de cierre contable, se hace necesario realizar la provisión de los gastos, esta gestión de provisión será responsabilidad del área y una vez la factura que legalice dicha provisión llegue, al momento de solicitar orden de compra a Bienes y Servicios, se debe hacer la aclaración que la factura es para reversión de provisión.

 Respecto a las colas o actividades pendientes:

 Cada área deberá tener sus proveedores en cero, es decir, sin cuentas de cobro o facturas pendientes por radicar de periodos anteriores. (Bienes y Servicios solicitará estados de cuenta a la fecha a dichos proveedores para validación).

 Respecto al desempeño de los servicios prestados por el proveedor:

 Bienes y Servicios enviará de forma mensual a las áreas que hayan solicitado elaboración de orden de compra, mediante correo electrónico las variables a calificar de acuerdo D-ADF001 Calificación de proveedores de activos, insumos, servicios y comunicaciones. Cada área dará respuesta a esta calificación para incluir dichas novedades en el consolidado mensual de proveedores.

 

Respecto a actividades administrativas propias con proveedores: 

  • Según las necesidades del área o de la organización, Bienes y Servicios solicitará esporádicamente información o documentación legal a proveedores para actualización de nuestra base de datos, por lo tanto esto será previamente informado a las áreas responsables

¿Cuándo se Ejecuta?

A partir de la fecha

  

Cordialmente,

JANNETH RUBIANO L. 

Jefe de Contabilidad y Tributaria Coordinadora BYS


DENISE VALBUENA G

Jefe de BYS Control Interno

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