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Audifarma S.A. – Farmacias y medicamentos Colombia

Cartelera Base de datos

GOP-500 - UEN HOSPITALARIA

Para

Jefe Operaciones, Administradores regionales, Coordinadores CAFH, Auxiliares administrativos, Auxiliar CAF Hospitalario, Regentes.

De

Gerencia Unidad Hospitalaria

Asunto

Circular Cuadros de Turno y asignaciones

¿Cual es el antecedente de esta circular?

La unidad Hospitalaria dictamina los parámetros para la realización y ejecución de los cuadros de turno a nivel nacional, esta medida busca unificar su realización bajo los lineamientos establecidos, adicional poder sustentar si es necesario cualquier irregularidad que se pueda presentar y que el soporte se de por medio del cuadro de turnos.

¿Que se está comunicando y solicitando?

Los lineamientos y parámetros para la elaboración de los cuadros de turno

Planeación de turnos para todos los colaboradores CAFH

Los cuadros de turnos se programaran para un mes. El día 25 de cada mes deberá estar programado y publicado en cartelera visible de colaboradores el cuadro de turnos del mes siguiente y se tendrán en cuenta las siguientes reglas:

  1. Se tomaran los días hábiles correspondientes al mes (días hábiles entre lunes y sábados, no se incluyen domingos y no se incluyen festivos) ejemplo:

  1. FEBRERO tiene 28 días – 4 dominicales por lo tanto son 24 días hábiles multiplicado por 8 horas laborales legales, ese mes los colaboradores deben laborar 192 horas

  2. JULIO tiene 31 días – 5 dominicales y dos festivos por lo tanto son 24 días hábiles multiplicado por 8 horas debe laborar 192 horas

  3. SEPTIEMBRE tiene 30 días – 5 dominicales por lo tanto son 25 días hábiles multiplicado por 8 horas deben laborar 200 horas

Las horas ejecutadas:

  1. Deben organizarse las programaciones en franjas horarias de tres turnos 6 a 2pm. 2pm a 10pm y 10pm a 6am. Los casos en los que se requiera franjas adicionales según las necesidades de coberturas de los servicios hospitalario se determinará las franjas a implementar y el número de colaboradores a asignar en cada una de ellas y en cada día.

  2. Se debe planear que el turno de noche continúe a un descanso al día inmediatamente siguiente, de igual forma el día laborado domingo o festivo debe contener un día de compensatorio en la semana siguiente.

Parámetros para elaboración y socialización de cuadro de turnos

  1. El cuadro de turnos se realizará antes del 25 de cada mes para ser socializado, conocido por todos los colaborador y publicado en cartelera. Este cuadro programado será almacenado en la carpeta de cuadros de turno y se conservara por dos años; al finalizar el mes correspondiente se realizara el cuadro realmente ejecutado e igualmente será socializado, deber estar firmado por todos los colaboradores incluidos en el cuadro (firmado en los tres días siguientes de finalizado el mes) y será almacenado en el computador del coordinador Escaneado y en la carpeta de cuadros de turno físicamente, donde se conservara por dos años: este soporte será de manejo y control del coordinador del CAF y revisado por el administrador regional verificando que cumpla con los lineamientos establecidos en esta directriz.

Carpeta y orden para guardar en P.C

GOP 500

  1. Para la elaboración del cuadro de turnos se tendrán en cuenta la totalidad de colaboradores de planta, supernumerarios, holguras que estén asignados a ese Caf, en el cuadro ejecutado se registraran los colaboradores que por alguna novedad adicional hayan sido asignados de manera temporal ese mes al CAF

  2. En el cuadro de turnos definitivo se registraran en la columna observaciones todas las novedades que se hayan presentado y serán el soporte legal ante cualquier requerimiento de entes administrativos, de control o judiciales que se llegaran a dar. Igualmente las plantillas de firmas son adjuntas a cada cuadro de turnos.

  3. Ante cualquier situación de índole legal que se presente y que el soporte de demostración de los hechos sea el cuadro de turnos y esta directriz no se haya cumplido sera responsabilidad de ello el coordinador del CAF y el administrador regional de las sanciones o demás medidas a que hubiere lugar por ausencia o no existencia delo determinado en dicho cuadro

  4. Los turnos deben asignarse de manera equitativa entre los colaboradores y teniendo en cuenta si existen recomendaciones o restricciones de tipo laboral que deberán estar soportadas y debidamente validadas y verificadas por el área de SST de la organización; igualmente se tendrán en cuenta los permisos oficiales que haya por condiciones especiales como estudio u otra y debe existir en la misma carpeta de cuadros de turnos el correo o la carta o documento legal que soporte de dicha excepción

  5. No es procedente para turnos especiales el solo hecho de estar embarazado o una condición especiales de salud sin la debida certificación laboral o médica establecida por Medicina laboral o el área de SST de AUDIFARMA.

  6. Las condiciones especiales aplican solo por el periodo que permanezca vigente la condición especial y es responsabilidad del coordinador y administrador regional ejercer el control de que esto se cumpla.

  7. No es procedente en casos de condiciones especiales que restrinjan la realización de turnos nocturnos, asignar turnos dominicales o festivos en horario diurno sin cumplir con las demás reglas de cuadros de turno y que sean solo por complacencia económica de recibir recargos festivos o dominicales

  8. Las consideraciones por permisos de estudio se llevarán a cabo como parte de turnos concedidos de forma especial luego de evaluar los criterios de antigüedad mayor a 2 años, número de personas en el mismo CAFH estudiando menor al 10%, personas que no tengan procesos jurídicos en el último año y que haya un acta de compromiso colaborativo por parte de todos los integrantes del grupo de trabajo en cada CAFH

  9. El cuadro de turnos debe contener las convenciones de los turnos y de las asignaciones y solo se permiten los cambios que sean solicitados previamente al coordinador del CAF con la debida justificación y el soporte de dicho cambio quedará consignado en correo dirigido al coordinador con copia al administrador regional y la aprobación igualmente se responderá por correo y estos soportes deben quedar en físico en la carpeta de cuadros de turnos y se conservarán por dos años

  10. Los cambios de turno no aprobados por el coordinador serán incumplimiento a reglamento de trabajo y serán objeto de las medidas administrativas pertinentes. La reincidencia de este incumplimiento será objeto de procesos disciplinarios

  11. Las solicitudes para tener en cuenta en la realización del cuadro de turnos del mes siguiente deben solicitarse por correo electrónico con la debida justificación antes del 23 de cada mes y este soporte se debe almacenar en la carpeta de cuadros de turnos por dos años

  12. El cuadro de turnos definitivo que este firmado por los colaboradores será el que aplique para todo tipo de compensación salarial y será el que tenga efecto legal y administrativo.

    Pagos adicionales en turnos realizados

Si en el ejecutado de cuadro de turnos entre el primer y el último día del mes realiza o labora más horas de las establecidas en el cálculo, serán horas extras que deben ser reconocidas o económicamente o en tiempo. Los reconocimientos económicos se efectuaran según los lineamientos del área de nómina de la Organización.


Agradecemos a los funcionarios asegurar la difusión, compresión y aplicación de la información aquí divulgada.

Atentamente,

Luz Dary Hernandez

Gerente Unidad Hospitalaria

Audifarma S.A

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