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Cartelera Base de datos

Circular GSO – 468 – CONTABILIDAD Y TRIBUTARIA

Julio 15 de 2020

Para: Todo el personal que tenga a cargo Cajas Menores

De: Contabilidad y Tributaria

Asunto: Cierre Financiero Reembolso de caja menor (Audifarma-OFI-DOCE DE DOCE -UT), no incluye IPS


ALCANCE

Por medio de la presente se socializa cambios en las fechas de corte de los Reembolsos de caja menor para el cierre financiero y la correcta solicitud y legalización en las empresas mencionadas con anterioridad.

Modificación de fechas de cierre financiero para cajas menores

  • Para el año 2020 las fechas establecidas para los cierres financieros son las siguientes:

circular 468

Proceso para la solicitud del Reembolso de cajas menores

  • El área encargada de realizar los reembolsos de caja menor es Tesorería; para lo cual, se debe realizar solicitud de pago a través de cava: GSO-Tesorería

  • Al realizar la solicitud de reembolsos de caja menor tener en cuenta lo siguiente:

1. Deben solicitarlo por la categoría de “Reembolso Caja Menor” de cada empresa (Audifarma- OFI -UT).

2. Para desembolso a cuenta de nómina deben colocar nombre a quien se debe consignar, número de identificación, número de cuenta, valor y número de extensión o teléfono, esta práctica debe ser temporal o eventual, dado que cada jefe debe solicitar a tesorería la asignación de la Tarjeta más Efectiva para el manejo de estos recursos.

3. Para desembolso a tarjeta más efectiva deben colocar el número de la tarjeta, nombre del responsable de la caja menor, número de identificación, valor y número de extensión o teléfono; Y debe solicitarse por la categoría “Solicitud cargue tarjeta más efectiva”.

4. Deberán adjuntar a la solicitud del CAVA la relación de gastos y los soportes correspondientes a dicha relación; En los casos que el aplicativo no permita subir el adjunto, los soportes deberán ser remitidos por correo electrónico a contabilidad@audifarma.com.co, relacionando en el asunto Reembolso de caja menor y el número del CAVA con el cual se solicita.

5. Deberán notificar si los soportes fueron enviados por correo o adjuntos al CAVA.

6. Deberán indicar el número de guía o SITA (para este seleccionar la categoría Cierre Financiero) de envío de los soportes.

Es de tener en cuenta, que si no se cumplen estos parámetros, la incidencia será cerrada sin procesar.

  • Cuando la caja menor tenga mucho movimiento y la solicitud de reembolso no se pueda hacer en las fechas estipuladas de Cierre Financiero porque se ha agotado el cupo disponible, se deberán enviar los soportes escaneados con corte al último día relacionado en la legalización de caja menor al correo contabilidad@audifarma.com.co, en el asunto Reembolso de caja menor para que estos sean contabilizados dentro del mes, con mayor oportunidad.

SOLICITUD REEMBOLSO CAJA MENOR - CAF XXXX - CAVA N° XXXXX

Ejemplo. SOLICITUD REEMBOLSO CAJA MENOR - CAF ALTAMIRA - CAVA N° 1234567

  • Todos los soportes deberán ser remitidos de manera física de forma inmediata, a través del SITA Cierre Financiero.

  • Es responsabilidad del encargado de la caja menor realizar la solicitud y envío oportuno a través de CAVA de los soportes para el reembolso de caja menor. Así mismo, realizar seguimiento a la respuesta del CAVA y proceder a la corrección de la inconsistencia en el caso que aplique.

  • Los soportes originales se deben enviar a la Sede Pereira. No se deben acumular por ningún motivo.

Parámetros para tener en cuenta al momento de legalizar el reembolso de caja menor:

  • Verificar que el proveedor cumpla con las condiciones en su factura o cuenta de cobro.

    • Nit y nombre completo de la empresa ( Audifarma – OFI – Doce de Doce)

    • Descripción del servicio y/o compra realizada

    • Firma del documento

  • Solicitar creación de proveedores, si el gasto es generado a un proveedor que no se encuentra en la base de datos, generar CAVA a GSO - Contabilidad en categoría “Creación o Modificación Proveedores en el Auditor” para la creación del proveedor, relacionando los siguientes datos:

    • Nombre de persona natural

    • Razón social

    • Cédula

    • NIT

    • Dirección comercial

    • Teléfono comercial

    • Descripción del gasto o servicio

    • Adjuntar Rut actualizado según circular GSO-560 de Julio 3 de 2019

    • Adjuntar imagen de la Factura para régimen común

    • Adjuntar certificación bancaria menor a tres meses de expedición

  • Todos los soportes deben venir autorizados por el encargado, las cuentas de cobro firmadas.

Nota: De omitir esta circular, a partir de la fecha se dará calificación negativa al encargado.

Por favor tener en cuenta las observaciones anteriores para evitar inconvenientes y retrasos a las solicitudes de reembolso de caja menor, lo anterior con el fin de brindar un mejor servicio, mayor control y mejora en los procedimientos internos contables se puede consultar procedimiento de legalización de la caja menor en la ECO / Gerencia / Soporte / Contabilidad / Artículos de interés / Procedimiento legalización cajas menores.

Cualquier inquietud con gusto será atendida.


Atentamente,


Lina Maria Grajales Grajales

Coordinadora Contable Gastos

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