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Circular GSO – 467-CONTABILIDAD Y TRIBUTARIA
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PARA: |
Toda la Organización |
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DE: |
Contabilidad y Tributaria |
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ASUNTO: |
Requisitos para la entrega de documentos a contabilidad |
Con el fin de dar cumplimiento a los lineamientos establecidos por la organización en las políticas y procedimientos internos, como en las normas generales para la prevención del lavado de activos y para la prevención de los riesgos relacionados en la matriz de Riesgos, se establece criterios básicos que se deben cumplir al momento de entregar las facturas a contabilidad.
A continuación se relacionan los requisitos que cada área debe cumplir al momento de entregar una factura a contabilidad
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Radicación en Administración de documentos, sea físico o electrónica a través del correo: facturación.administrativa@audifarma.com.co.
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Colocar cava a contabilidad por la categoría “verificación cargue en el inventario y contabilización de facturación de proveedores”
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La factura o cuenta de cobro debe cumplir con los siguientes requisitos legales Art. 617 E.T.
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Estar denominada expresamente como factura de venta (cuando no sea cuenta de cobro).
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Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
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Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
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Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta (cuando no sea cuenta de cobro).
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Fecha de su expedición.
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Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
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Valor total de la operación.
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El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura (cuando no sea cuenta de cobro).
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Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas (cuando no sea cuenta de cobro).
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La factura o cuenta de cobro debe estar firmada por el aprobador del gasto o correo electrónico del ordenador del gasto.
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Número de orden de compra (cuando aplique)
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Si es cuenta de cobro por prestación de servicios, debe estar acompañada de los siguientes documentos:
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Carta Juramentada para la depuración de la retención en la fuente para los trabajadores independientes, si es primera vez o si se está iniciando un nuevo año.
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“Para efectos de la depuración de la base del cálculo de retención en la fuente de trabajadores independientes, de los ingresos provenientes de honorarios y compensaciones por servicios, se deberá certificar bajo gravedad de juramento lo señalado en el numeral 6 del artículo 1.2.4.1.6 del DUT 1625 de 2016.
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Seguridad social pagada por IBC del 40% de los servicios prestados
Atentamente,
Lina María Grajales Grajales
Coordinadora Contable