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Audifarma S.A. – Farmacias y medicamentos Colombia

Circular GSO – 467-CONTABILIDAD Y TRIBUTARIA

PARA:

Toda la Organización

DE:

Contabilidad y Tributaria

ASUNTO:

Requisitos para la entrega de documentos a contabilidad

Con el fin de dar cumplimiento a los lineamientos establecidos por la organización en las políticas y procedimientos internos, como en las normas generales para la prevención del lavado de activos y para la prevención de los riesgos relacionados en la matriz de Riesgos, se establece criterios básicos que se deben cumplir al momento de entregar las facturas a contabilidad.

A continuación se relacionan los requisitos que cada área debe cumplir al momento de entregar una factura a contabilidad

  • Radicación en Administración de documentos, sea físico o electrónica a través del correo: facturación.administrativa@audifarma.com.co.

  • Colocar cava a contabilidad por la categoría “verificación cargue en el inventario y contabilización de facturación de proveedores”

  • La factura o cuenta de cobro debe cumplir con los siguientes requisitos legales Art. 617 E.T.

      • Estar denominada expresamente como factura de venta (cuando no sea cuenta de cobro).

      • Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

      • Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

      • Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta (cuando no sea cuenta de cobro).

      • Fecha de su expedición.

      • Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

      • Valor total de la operación.

      • El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura (cuando no sea cuenta de cobro).

      • Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas (cuando no sea cuenta de cobro).

  • La factura o cuenta de cobro debe estar firmada por el aprobador del gasto o correo electrónico del ordenador del gasto.

  • Número de orden de compra (cuando aplique)

  • Si es cuenta de cobro por prestación de servicios, debe estar acompañada de los siguientes documentos:

    • Carta Juramentada para la depuración de la retención en la fuente para los trabajadores independientes, si es primera vez o si se está iniciando un nuevo año.

Para efectos de la depuración de la base del cálculo de retención en la fuente de trabajadores independientes, de los ingresos provenientes de honorarios y compensaciones por servicios, se deberá certificar bajo gravedad de juramento lo señalado en el numeral 6 del artículo 1.2.4.1.6 del DUT 1625 de 2016.

    • Seguridad social pagada por IBC del 40% de los servicios prestados

Atentamente,

Lina María Grajales Grajales

Coordinadora Contable

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