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Audifarma S.A. – Farmacias y medicamentos Colombia

Cartelera Base de datos

CIRCULAR No. GSO - 463 FINANCIERO

DIRIGIDA A TODA LA ORGANIZACIÓN

Asunto: REQUISITOS PARA SOLICITUD DE PAGOS A TESORERIA

CONTEXTO:

Con el fin de que la organización cumpla con los lineamientos establecidos, tanto en políticas y procedimientos internos como en las normas generales para la prevención del lavado de activos y para la prevención de los riesgos de pérdida de recursos de la compañía relacionados en la matriz, se establecen unos criterios básicos que se deben cumplir al momento de solicitar un pago al área de tesorería.

CRITERIOS BÁSICOS

Facturas pronto pago

  1. Las solicitudes correspondientes al pago de facturas por pronto pago, deben ser realizadas únicamente por cava.

  2. El cava solo debe ser generado por el área contable para pagos administrativos y por la persona delegada del área de compras para los proveedores de medicamentos; las demás facturas serán pagadas de acuerdo a la programación mensual de pagos.

  3. Dichas facturas deben estar previamente digitalizadas por administración de documentos y contabilizadas por el área correspondiente.

  4. Para los proveedores administrativos que deban ser pagados como pronto pago (excepto el listado de arrendamiento de bienes y servicios), cada área de la organización deberá enviar un correo a contabilidad informando quien es la persona responsable de autorizar los pagos y solicitando la inclusión del proveedor en un listado de los terceros autorizados.

  5. Este listado deberá ser enviado a más tardar el 15 de julio, a los siguientes correos: john.hidalgo@audifarma.com.co (Coordinación de gastos) y yuliana.ospina@audifarma.com.co (Contador Especializado), el cual será enviado posteriormente por parte de la jefatura de contabilidad al área de tesorería.

  6. Posterior a esta fecha, las novedades presentadas deben ser reportadas los primeros 5 días del mes a los correos relacionados en el punto 5 de esta circular.

  7. Las cuentas de cobro que sean solicitadas para pronto pago, deben estar firmadas por el tercero y por el autorizador del gasto, o en su defecto correo electrónico con la autorización del pago.

Anticipos

Para el caso de los anticipos remitirse al procedimiento ADF-006 y a la directriz ADF-12.

Nota: En caso de ser un proveedor nuevo, cada área previamente debe realizar la gestión correspondiente para la creación del tercero al área contable de acuerdo a los requisitos y documentos establecidos por la misma. Es importante mencionar que para proceder con cualquier pago, es fundamental que el proveedor esté creado en el programa contable con su respectiva cuenta bancaria.

Agradecemos su atención

Yeison A. Duque Trejos
Jefe de Tesorería
PBX (6) 3137800 Ext. 6221 – Pereira

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