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Cartelera Base de datos



GOP-319 -Estándares

PARA: Administradores Regionales, Jefe de Operaciones, CAF Ambulatorios, Cuentas y facturación.

DE: GOP–Montajes y Estándares

ASUNTO: Digitalización del cliente Ecopetrol

¿Cuál es el antecedente de esta circular?

Derivado de la situación vigente presentada en el país por el COVID-19, se han tenido que tomar medidas de prevención y contención; por lo cual se ha establecido un mecanismo para la facturación por parte del cliente Ecopetrol, teniendo que ampliar nuestro modelo de Digitalización a todas las subcuentas del cliente.

Permitiendo así contar con un modelo de facturación electrónica, que brinda oportunidades en la custodia de los soportes digitales de manera segura siendo consecuentes con el estado de emergencia declarado en Colombia.

¿Qué se está socializando?

La ampliación de la digitalización del cliente ECOPETROL para todas las subcuentas, las cuales serán configuradas para que el sistema exija la digitalización de todos los soportes (sean estas en formula o acorde a los últimos ajustes de protocolo la garantía firmada por el usuario).

¿A quién va dirigido esta circular?

A todos los centros de atención Ambulatorios que dispensen subcuentas del cliente Ecopetrol.

¿Cómo y cuándo se ejecuta?

Las correctas ejecuciones de las instrucciones aquí brindadas deben ser ejecutadas a partir del día 20/04/20 desde que la UEN Ambulatoria realizó la configuración de las subcuentas correspondientes, cada responsable debe velar por el cumplimiento de las actividades descritas a continuación:

1. UEN Ambulatoria: Se debe realizar la configuración de las subcuentas con escaneo obligatorio en auditor.

Las subcuentas a configurar son:

ENTIDAD

ENTIDAD

SUBCUENTA

ECOPETROL

REGIONAL CENTRO ORINOQUIA

AFILIADOS

ENTREGAS CONTROLADAS

RESERVAS

REGIONAL MAGDALENA MEDIO

CANTAGALLO

CASABE

CENTRAL DE MEZCLAS

CIRUGIA

CONTRARREFERENCIA

EL CENTRO

HOMEOPATICOS

IMAGENOLOGIA Y RADIOLOGIA

MATERNO INFANTIL

MEDICINA ESPECIALIZADA

MEDICINA INDUSTRIAL

MEDICINA INTERNA

ODONTOLOGIA

PARTICULARES

PROG. ATENCION DOMICILIARIA

PROMOCION Y PREVENCION

PUERTO WILCHES

SABANA DE TORRES

SALUD INTEGRAL

URGENCIAS

VACUNACION

REGIONAL SUR

AFILIADOS

NO BD AFILIADOS

RESERVAS

CAF: Deben realizar el escaneo de las fórmulas configuradas para digitalización, en este caso las subcuentas del cliente Ecopetrol.

En caso de presentar inconvenientes, ya sea con el sistema, con los tiempos de Servicio, o con los escáner deben generar alerta inmediata al administrador Regional y a Viviana.orozco@audifarma.com.co

Es importante realizar las alertas a tiempo y con las debidas evidencias para tomar acciones correctivas de inmediato.

1.1 Recomendaciones para la correcta digitalización

l Orden correcto de los soportes físicos a digitalizar

a) Fórmula o Garantía de entrega ( si aplica)

Y si se requiere

b) Constancia de entrega de Pendiente

l Para realizar un correcto procedimiento de digitalización se deben seguir los siguientes pasos:

a) Espere a que el sistema le solicite la digitalización

b) Organice los soportes de manera vertical en el orden descrito en el punto anterior

c) Verifique la calidad del soporte antes de guardarlo “Enviar”

d) Si el soporte tiene alguna inconsistencia digitalice nuevamente

(recuerde que el soporte debe ser legible para que se pueda facturar.

e) Dar guardar al soporte digitalizado y continuar con la dispensación

f) Custodiar los soportes físicos como se tiene definido por procedimiento y protocolo.


Importante: La digitalización se deberá hacer en su mayoría en línea, aquellos centros de atención que no cuentan con el total de escáner por equipos de cómputo, deberán realizar la digitalización al finalizar la jornada, o en horas Valle pero se deberá garantizar la digitalización completa definida diariamente.

2. Estándares/ UEN Ambulatoria: Realizar seguimiento y acompañamiento al cumplimiento de la digitalización de los centros de atención y realizar acciones para la eliminación de las desviaciones identificadas por el área de Cuentas.

3. Cuentas: Reportar la desviaciones identificadas en temas de calidad, en incumplimiento de digitalización y todos los incumplimientos encontrados, notificando mediante correo a cada uno de los Administradores Regionales y con copia a el Jefe de Operación correspondiente a los CAF involucrados.

¿Por qué y para qué debe ejecutarse esta instrucción?

Esta instrucción debe ejecutarse para garantizar la correcta digitalización de los soportes del cliente ECOPETROL y garantizar los soportes digitales al cliente con la debida calidad y cumplimiento de los parámetros establecidos.

Agradecemos a todos la compresión y aplicación de la información aquí divulgada a partir de la fecha de socialización de esta circular.

Si tienen alguna duda dirigirse al correo viviana.orozco@audifarma.com.co y estandares@audifarma.com.co

Cordialmente,

Montajes y Estándares

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