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Cartelera Base de datos

GOP- 224 -ESTANDARES– Próxima implementación Alertas proactivas WASE


“Fase 1: Alertas visuales en CAF”


PARA: Jefes de operaciones, Administradores Regionales, Coordinadores CAF, CAF Ambulatorios, UEN Ambulatoria.

DE: GOP–Montajes y Estándares


ASUNTO: Próxima implementación: Alertas proactivas WASE -

¿Cuál es el antecedente de esta circular?


Uno de los principales retos de la organización es cumplir a cabalidad con la promesa de servicio en tiempos de dispensación a los clientes, pero especialmente a los usuarios que se acercan a nuestros centros de atención. Sin embargo, se ha evidenciado que por diferentes motivos no ha sido posible alcanzar las metas propuestas al 100%; lo anterior, ocasionado en algunos casos porque Auxiliares CAF, Administradores y/o Jefes no cuentan con herramientas de información que les permitan en tiempo real anticiparse a futuras elevaciones en el tiempo de espera de los usuarios y
de esa manera adoptar medidas para evitarlo y/o disminuir el impacto.

Qué se está socializando?


La próxima implementación de Alertas proactivas WASE -


Así pues, en cada CAF se generarán alertas visuales en el aplicativo de Auditor, teniendo como objetivo poder ejecutar acciones que puedan evitar un alza en los tiempos de espera de los usuarios. Para lo anterior, estas alertas WASE, proyectarán el tiempo de espera de los usuarios en sala y al mismo tiempo notificarán a cada auxiliar y al coordinador sobre las condiciones del CAF en tiempos de atención. A medida que el tiempo proyectado de espera sea mayor se escalará las alertas a los jefes inmediatos (Administrador, Jefe, Gerente, etc..)


¿A quién va dirigida esta circular?


A todos los CAF de la UEN Ambulatoria


¿Cómo y cuándo se ejecuta?


Las modificaciones aquí notificadas estarán disponibles en Auditor a partir de la implementación y activación de Alertas proactivas WASE - “Fase 1:
Alertas visuales en CAF” cuya fecha oficial será notificada próximamente. Para lo anterior, se socializará la nueva información y ventanas que estarán
disponibles:


1) Contenedor tiempo de atención promedio de caja: Se encontrará en el costado izquierdo del módulo de Formulación en Auditor, tal como se encuentra señalado en rojo en la siguiente imagen:

gop 224

En dicho contenedor se encontrará la siguiente información:


a. Tiempo de atención promedio:


Este tiempo promedio podrá visualizarse en 3 colores diferentes dependiendo de la condición dada:

 Verde: Si el tiempo promedio de caja es adecuado respecto al estándar.

 Amarillo: Si el tiempo promedio de caja es mayor hasta 1.25 veces respecto al estándar.

 Rojo: Si el tiempo promedio de caja es mayor de 1.25 veces el estándar definido, es decir, se encuentra fuera de los rangos permitidos.

b. Tiempo de Servicio General: Indica tiempo de servicio promedio del CAF en el día. (Tiempo de servicio= Tiempo espera en sala + Tiempo de
atención en Front) 

c. Tiempo de servicio WASE: Es el tiempo de servicio promedio proyectado que se obtiene según las condiciones del CAF. Los dos datos de tiempos anteriores (b y c) podrán visualizarse de 3 colores diferentes según corresponda:

 Verde: 0 – 15 minutos 

Amarillo: 16 – 30 min


 Rojo: > 30 min


d. Cant.Turnos APP: Si el CAF cuenta con el modelo de Audifarma APP tendrá un contador con el número de turnos APP finalizados durante el
día.

e. Turnos >20: Indica la cantidad de turnos que se encuentran activos en sala que superen los 20 min de espera.

f. Tiempo actual: Es un cronómetro que indicará el tiempo que ha transcurrido desde que se ha iniciado la atención de un nuevo turno.

Nota: Los contenedores se reiniciarán una vez finalizado el día.


2) Ventana de alerta al Coordinador CAF: Cada 30 minutos en el perfil del coordinador se mostrará una ventana emergente que indicará las condiciones del CAF en lo que respecta a los tiempos de atención.

3) Reporte cierre por entregador (Sólo para los CAF con Digiturno): En el informe podrá visualizarse por cada entregador la siguiente información:


a. Cantidad de Turnos Fin de Atención: Número de turnos finalizados en el día.

b. Cantidad de Turnos Cancelados: Número de turnos cancelados en el día.

c. Cantidad de fórmulas guardadas: Número Total de fórmulas guardadas en el día.

d. Tiempo Promedio de atención: Promedio tiempo de atención según los turnos finalizados por el entregador. Lo anterior, independientemente de las cajas en las que estuvo logueado


4) Alerta por correo


De acuerdo al tiempo de atención que se este evidenciando en el CAF se generará alertas por correo eletrónico según corresponda:


- 25 - 35 min Coordinador CAF
- 36 - 40 min Administrador Regional y Jefe de Operaciones
- 41- 60 min Director UEN AMB


¿Por qué y para qué debe ejecutarse esta instrucción?


Debe ejecutarse con el objetivo de tener herramientas disponibles que permitan conocer el tiempo promedio real y proyectado de atención
que se está brindando en el CAF y así anticiparse a una posible alza en tiempos de espera que no estén de acuerdo con la promesa de servicio
establecida en la organización. Agradecemos a todos la compresión y aplicación de la información aquí divulgada. Si tienen alguna duda dirigirse al correo: estandares@audifarma.com.co o a:


Ana María Botero


Analista Operaciones - Montajes y Estándares
Correo: ana.botero@audifarma.com.co
Ext. 6216
Cordialmente, Montajes y Estándares

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