AMPLIACIÓN SUBCUENTAS Y CAF FACTURACIÓN DESCENTRALIZADA Circular GOP-038-UEN Ambulatoria

PARA: Administradores Regionales y CAF Facturación Descentralizada.

DE: UEN AMBULATORIA

ASUNTO: AMPLIACIÓN SUBCUENTAS Y CAF FACTURACIÓN DESCENTRALIZADA

¿Qué se está Socializando?

Con el fin de impactar la facturación y la radicación de facturas de los No PBS se estableció desde el área de facturación ampliar las subcuentas que deberán ser facturadas en 10 CAF descentralizados, como también ingresar nuevos centros de atención a este procedimiento.

¿Cómo y cuándo debe ejecutarse?

A partir del 20 de enero se incluirán otras subcuentas para que sean facturadas directamente en 10 centros de atención que actualmente tienen esta configuración y a su vez, se ingresarán otros CAF los cuales realizarán también este tipo de facturación:

Los siguientes CAF serán incluidos para que realicen directamente la facturación, para lo cual el área de facturación enviará personal para que capaciten, validen y puedan despejar cualquier duda que se pueda presentar en el proceso.

¿Qué hacer en caso de errores cuando se empiece con la facturación descentralizada?

Seguir con el procedimiento que se definió en la circular GOP-158 enviada el 22/02/2019 donde se les infoRmo lo siguiente:

1. enviar un CAVA a facturación por cada Cliente con el asunto “Generación Nota Crédito en Auditor”, relacionando en la plantilla los siguientes datos:

• Nombre del CAF.
• Numero de la Factura del cliente.
• Numero de la Formula.
• Relación de digitación (Cliente-Entidad-Subcuenta). Especificar claramente cuál fue el error que se cometió con todos los datos:
• Si es por error de código, deberá relacionar tanto el código del error para excluirlo y el código correcto con la cantidad dispensada para incluirlo en la
nueva factura.
•  Si el error fue en cantidad, relacionar el código del medicamento y la cantidad correcta.
• Si el paciente decidió no llevar el medicamento, colocar esta observación aclarando que solo es para Nota crédito y la palabra “No Refacturar”.

1. Adjuntar al CAVA, la digitalización de la autorización para que desde facturación corroboren la veracidad de la solicitud (No aplica para aquellas
   formulas que no se refacturan).
2. Montar el CAVA el mismo día de la factura, dado que desde facturación están radicando en su gran mayoría al otro día de facturadas las formulas
3.  Importante que toda digitalización de autorizaciones quede correctamente ya que facturación para algunos clientes, factura con imagen.
4.  Generación de NM por la categoría Error de digitación:

En caso de tratarse de un error en la Cantidad del medicamento o el código digitado el CAF debe proceder a crear una novedad manual (NM) por la categoría Error de Digitación para que se realice la validación y el respectivo ajuste al inventario, donde deberán relacionar el número del CAVA que montaron inicialmente a facturación para la elaboración de la Nota Crédito

¡Importante!: No olvidar que todas estas subcuentas requieren de la digitalización al 100% de las formulas
.
¿Para qué debe Ejecutarse esta Instrucción?

Con el fin de poder darle una mayor agilidad a los procesos de facturación y radicación ante los clientes.
Cordialmente,

WILSON BORJA BOCANEGRA
Jefe de Operaciones Zona 2

HARRISON HERREÑO
Dirección UEN Ambulatoria