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Audifarma S.A. – Farmacias y medicamentos Colombia

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 Instrucciones Cierre Contable y Fiscal Año 2019 Circular GOP-1100-UEN Ambulatoria 

¿Cuál es el Antecedente de esta Circular?

De acuerdo con las situaciones presentadas en años anteriores para el Cierre Contable y Fiscal en todo el país, lo que ha afectado en alguna medida el cumplimiento en la liquidación de impuestos de la organización, se pretende tomar medidas aclaratorias y preventivas que nos permitan a todos llevar adelante este proceso sin ningún contratiempo.

¿Que se está socializando?

Con el presente comunicado se imparten instrucciones concretas sobre los envíos de cierres financieros, compras, facturación y legalización de anticipos a nivel país para todos los CAF Ambulatorios

¿Cómo y cuándo se ejecuta?

PARA LAS COMPRAS AMBULATORIO, HOSPITALARIO, MATERIALES ESPECIALES, PAÑALES, IMPORTADOS (ETC, CDS)

1. La fecha límite de recepción de facturas de proveedores con fecha de 2019 será hasta el día viernes 20 de diciembre de 2019.

2. Si existen al mes de diciembre productos remisionados, se debe tener presente que no es posible recibir remisiones cargadas como FC, ya que estas para contabilidad y para la DIAN no son soportes válidos para el pago al proveedor; por ello se debe dejar claro con el proveedor que debe legalizar la remisión mediante una factura de venta antes del viernes 20 de diciembre de 2019.

3. Es indispensable dejar claro que deben enviar todos los soportes antes que finalice el año o a más tardar con el envío del último cierre del mes de diciembre, con el fin de ser cargados por CEDINAL y CEHOSDIN en el año 2019, NO PUEDEN QUEDAR COMPRAS DEL 2019 CARGADAS EN EL AÑO 2020.

4. Para los reembolsos de caja menor, los gastos deben quedar ajustados hasta el 31 de diciembre de 2019.

5. Deben garantizar que todas las AC y OC queden digitalizadas y cargadas.

6. Las facturas de compras de medicamentos originales y cierres financieros deben quedar listos el 31 de diciembre. Montar Sita a Transportes, quienes se encargaran de recogerlos en cada centro de atención.

7. Los cierres financieros con todos los soportes digitalizados, deberán ser enviados al correo contabilidad@audifarma.com.co el 31 de diciembre, mientras se recepcionan físicamente.

8. Los servicios contratados con los folderamas donde nos despachan medicamentos que deben ser cargados al inventario, deberán cumplir con la fecha de radicación el viernes 20 de diciembre de 2019, como lo hacen todos los proveedores. “Para el día 02 de enero del año 2019 deben estar los paquetes de facturas de todos los procesos (ambulatorio, administrativo, hospitalario y materiales especiales, entre otros CDS) en poder de contabilidad, para poder presentar impuestos oportunamente.”

PARA LAS COMPRAS ADMINISTRATIVAS

1. La fecha límite de recepción de facturas de proveedores con fecha de 2019 será hasta el día viernes 20 de diciembre de 2019.

2. Monitorear oportunamente las órdenes de compra no facturadas en el mes de diciembre para solicitar a los proveedores la factura correspondiente antes de la fecha límite de recepción de estas por la organización.

LEGALIZACIÓN DE ANTICIPOS GIRADOS EN EL AÑO 2019.

Si se tienen soportes de legalización de anticipos por compra de equipos, software, prestación de servicios, facturas de hoteles, gastos de restaurante, en otras ciudades del país o en Pereira, en lo que respecta a sistemas, operación CAF, administrativo, hospitalario, o cualquier otro proceso, estos deberán ser legalizados antes del día martes 2 de enero del año 2020. Si a esa fecha no se ha realizado la legalización se realizará el respectivo descuento por nómina según lo estipulado en la política de legalización de anticipos ADF-006. Si se tienen anticipos para compra de productos ambulatorios, hospitalarios o materiales especiales, deben ser legalizados en su totalidad antes del día martes 2 de enero del año 2020 y enviar al correo laura.medina@audifarma.com.co

CAJAS MENORES Y GASTOS CAF (AMBULATORIOS)

1. Las compras que se realicen con las cajas menores que se manejen a nivel país deben ser enviadas el martes 31 de diciembre de 2019 y deben estar ingresados en el aplicativo el 100% de los gastos, cuya fecha corresponde al año 2019.

2. De recibir soportes del año 2019 en una fecha posterior al martes 2 de enero de 2019 deberán ser asumidos por el responsable de la caja menor. Para los CAF que cubren sus gastos con el recaudo de cuotas moderadoras aplica la restricción de soportes del año 2019, es decir, que en el control de caja de enero del año 2020 no puede haber NINGUN soporte con fecha año 2019.

Los cierres financieros deben ser enviados a contabilidad el día 31 de diciembre de 2019. Para garantizar la llegada oportuna de la documentación. Esta será recogida por el área de transportes.

¿Por qué y para qué debe ejecutarse esta instrucción?

Los cierres financieros son críticos para la organización en cuanto a la presentación de impuestos anuales en la DIAN y por ello es imperativo contar con estos cierres de manera oportuna a fin de evitar sanciones por incumplimiento en plazos.

De nuestro aporte y cumplimiento con esta labor, depende un exitoso y perfecto cierre financiero del año 2018 para la organización.

Atentamente,

JOSE FRANCO JARAMILLO          WILSON BORJA BOCANEGRA

Jefe de Operaciones Zona 1           Jefe de Operaciones Zona 2

HARRISON HERREÑO

Director Uen Ambulatoria.