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Circular GSO-690-BIENES Y SERVICIOS 

Retroalimentación general en la política de solicitud de tiquetes aéreos.

30 de octubre de 2019


Para: toda la organización 

De: Bienes y servicios

¿Cuál es el Antecedente de esta Circular?

Desviación en el procedimiento de solicitud de tiquetes; actualmente se están presentando casos de funcionarios, que se están contactando directamente con la FreeLance de la agencia de viajes para solicitar tiquetes aéreos.

¿Qué se está socializando?

Aspectos claves de la política de solicitud de tiquetes aéreos:

La solicitud de tiquetes aéreos debe realizarse por medio del CAVA a GSO- Bienes y Servicios en la categoría Hospedajes, Tiquetes y/o Eventos y debe contener la siguiente información:

- Nombre del Funcionario.

- Documento de Identidad.

- Cargo.

- Numero de celular.

- Centro de costo

- Motivo del viaje.

- Ciudad Origen.

- Ciudad destino.

- Itinerario programado (fecha y hora de salida, fecha y hora de regreso).

La anterior solicitud debe realizarse mínimo con Ocho (8) días hábiles de anticipación a la fecha programada para el viaje en caso de vuelos nacionales, para vuelos internacionales debe hacerse con mínimo Un (1) mes de anticipación.

Este CAVA debe venir avalado por el Gerente del Área y con copia a él, dentro de la misma solicitud.

Por ningún motivo se debe hacer solicitudes de tiquetes, pedir cambios de itinerarios en fecha y/o horas de salida o llegada y en general para cualquier trámite descrito en la política; ya que la FreeLancer tiene instrucciones precisas de solo recibir peticiones por el conducto oficialmente establecido (Bienes y Servicios).

¿Por qué  y para qué debe ejecutarse esta instrucción?

Para eliminar la desviación actual y evitar reprocesos, cierre de CAVAS sin gestión, que se generen retrasos en la consecución de los tiquetes aéreos, y por ende incumplimiento en la política.

Cordialmente,

JULIO CESAR MONTOYA GALLEGO

Jefe Nacional de Bienes y Servicios

Audifarma S.A.

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